I.
Definisi pemrosesan transaksi
Transaction Processing
System (TPS) adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan
untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin
seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS menghapus rasa bosan saat melakukan
transaksi operasional sekaligus mengurangi waktu, meskipun orang masih harus
memasukkan data ke sistem komkputer secara manual.
Sistem pemrosesan
transaksi sangat penting karena merupakan dasar sistem bisnis yang melayani
level operasional dalam organisasi. Output dari sistem ini akan menjadi input
bagi sistem-sistem yang berada pada level manajemen dan level strategis. Setiap
proses bisnis dimulai dari saksi, sehingga sistem pemrosesan transaksi yang
ditempatkan oleh suatu perusahaan akan mempengaruhi proses bisnis yang
dijalankan.
Fungsi dari IS adalah
untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan sehari-hari. Tujuan tersebut
dapat dicapai dengan cara :
1.
Memproses transaksi
yang timbul dari sumber ekstern dan sumber intern.
2.
Menyiapkan output
seperti dokumen operasional atau laporan keuangan.
Kedua kegiatan diatas
dikenal sebagai kegiatan pemrosesan
transaksi.
Sebelum
transaksi diproses, kita terlebih dahulu harus mengidentifikasikan data-data
transaksi yang dibutuhkan dalam suatu laporan keuangan. Kita tidak perlu
mengumpulkan transaksi yang tidak dibutuhkan oleh suatu laporan keuangan. Jadi
kesimpulannya kita memulai pemrosesan suatu transaksi akuntansi harus diawali
mulai dari atas bukan dari bawah (laporan keuangan). Dimulai dari desain laporan
keuangan, kemudian pembuatan bagan rekening, setelah itu diidentifikasikan
berdasarkan siklus transaksi, dan yang terakhir baru dibuat ayat jurnalnya.
Bagan
Rekening
Daftar
yang menguraikan semua rekening yang digunakan dalam pembuatan laporan
keuangan.
Kegiatan pembuatan
bagan arus tersebut tidak terlepas dari kegiatan pengkodean.
Pengkodean
Untuk membantu dalam
pengumpulan maupun pemrosesan transaksi biasanya diberi suatu kode. Dimana kode
adalah suatu kerangka yang menggunakan huruf atau angka (atau kombinasi
keduanya) untuk memberikan tanda terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah
dibuat (bagan rekening).
Tujuan
Pengkodean
a.
Mengidentifikasi data
akuntansi secara unik
b.
Meringkas data
c.
Mengklasifikasikan
rekening/transaksi
d.
Menyampaikan makna
tertentu
Metode
Pengkodean
Kode angka atau huruf
berurutan.
Dalam metode ini tiap
rekening diberi kode angka atau huruf secara berurutan.
Kode
angka blok
Dalam pemberian kode
ini rekening dikelompokkan menjadi beberapa golongan dan tiap golongan
disediakan satu blok angka yang berurutan untuk memberi kodenya.
Kode
angka kelompok
Kode kelompok diberikan
dengan memberikan nomor kode untuk setiap kelompok, golongan, subgolongan dan
jenis rekening.
Kode Mnemonic
Pemberian kode dengan
menggunakan Huruf yang disingkat mendekati bentuk aslinya, misalnya, Aktiva
lancar = AL, Jurnal Penjualan = JP, dsb.
Hal-hal
yang perlu dipertimbangkan dalam pemberian Kode :
Setiap
kode harus mewakili secara unik unsur yang diberi kode.
‚ Desain
kode harus mudah disesuaikan dengan tuntutan perubahan.
Pengklasifikasian
Transaksi
Karena tingkat arus
transaksi dalam suatu perusahaan sangat kompleks, untuk mempermudah dalam
penyajiannya, maka tiap transaksi diklasifikasikan ke dalam beberapa
siklus-siklus transaksi. Siklus transaksi mengelompokkan
satu atau lebih transaksi yang mempunyai kesamaan tujuan. Siklus transaksi untuk
satu perusahaan dengan perusahaan lain akan berbeda, disini diberi contoh
siklus transaksi perusahaan dagang dan perusahaan manufaktur.
Perusahaan Manufaktur Perusahaan Dagang
- Pendapatan –
Pendapatan
- Pengeluaran - pengeluaran
- Produksi - Manajemen Sumberdaya
- Keuangan - laporan keuangan
Dari pengklasifikasian tersebut
nantinya dapat dengan mudah dibuat suatu bagan rekening.
II.
Komponen-komponen
system pemrosesan transaksi
1. Input = Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen
sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.
Sebelum suatu transaksi
diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi.
Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu
formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu
transaksi.
Tujuan dari formulir :
1. Formulir
dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
2. Formulir
digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Kegiatan yang
berhubungan dengan penggunaan formulir biasa disebut sebagai Record Management.
Pertimbangan dalam
merancang formulir :
1.
Menentukan kebutuhan
formulir.
2.
Merencanakan formulir
yang akan dibuat.
3.
Menentukan kuantitas
kebutuhan formulir.
4.
Mengawasi penggunaan
formulir.
5.
Menentukan jangka waktu
penyimpanan dan pemusnahan.
6.
Menentukan alat untuk
meyortir dan menyimpan formulir.
2. Proses= Dalam
system manual terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal.
Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file
transaksi
Jenis jurnal :
Jika perusahaan masih
dalam skala kecil, maka dapat digunakan jurnal umum, tapi jika perusahaan mulai
membesar dan aktivitas perusahaan bertambah, tidak dapat lagi digunakan jurnal
umum, harus digunakan jurnal khusus. Misalnya, Jurnal pembelian, jurnal
penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas.
Langkah Perancangan
Jurnal
1.
Identifikasi
karakteristik transaksi.
2.
Buat jurnal standar.
3.
Merancang jurnal
(kolomnya) berdasarkan jurnal standar.
3. Penyimpanan = Media
penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini
menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan
data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”. Untuk
sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master
menggunakan file transaksi
Macam-Macam File
penyimpanan :
1. Master File
Þ
Merupakan kumpulan
catatan(record) yang bersifat tetap dan berisi data yang selalu disesuiakan
dengan keadaan. Dalam operasi manual master file setara dengan Buku Besar dan
Buku Besar Pembantu.
2. File Transaksi
Þ
kumpulan
catatan transaksi yang terjadi yang digunakan untuk up-date master file. Dalam
operasi manual file transaksi ini sama dengan Jurnal.
3.
File Indeks
Þ
Merupakan
master file yang berisi data yang digunakan dalam proses menyesuaikan suatu
master file. C/ : file pelanggan (berisi No.Pelanggan, alamat, maksimum kredit,
dll), digunakan sebagai petunjuk untuk menyesuaikan file piutang (master file).
4.
File Tabel
Þ
Suatu
master file yang berisi data yang digunakan sebagai referens dalam memproses
suatu file. Biasanya berisi data yang bersifat tetap yang digunakan dalam
perhitungan-perhitungan, seperti file gaji karyawan yang digunakan untuk
menyusun daftar gaji, file tarif pajak penghasilan yang digunakan untuk
menghitung potongan pajak penghasilan karyawan.
4. Output.= jenis
keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan,
Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb
III.
Metode
pemrosesan Transaksi
1.
Batch
Processing (Pemrosesan Kelompok)
Contoh batch processing
Batch
processing adalah suatu model pengolahan data, dengan menghimpun data terlebih
dahulu, dan diatur pengelompokkan datanya dalam kelompok-kelompok yang disebut
batch. Tiap batch ditandai dengan identitas tertentu, serta informasi mengenai
data-data yang terdapat dalam batch tersebut. Setelah data-data tersebut
terkumpul dalam jumlah tertentu, data-data tersebut akan langsung diproses.
Contoh dari penggunaan batch processing adalah e-mail dan
transaksi batch processing. Dalam suatu sistem batch processing, transaksi
secara individual dientri melalui peralatan terminal, dilakukan validasi
tertentu, dan ditambahkan ke transaction file yang berisi transaksi lain, dan
kemudian dientri ke dalam sistem secara periodik. Di waktu kemudian, selama
siklus pengolahan berikutnya, transaction file dapat divalidasi lebih lanjut
dan kemudian digunakan untuk meng-up date master file yang berkaitan.
2.
On-Line
Processing (Pemrosesan Langsung)
Contoh online processing
Online Processing adalah sebuah sistem yang
mengaktifkan semua periferal sebagai pemasok data, dalam kendali komputer
induk. Informasi-informasi yang muncul merupakan refleksi dari kondisi data
yang paling mutakhir, karena setiap perkembangan data baru akan terus
diupdatekan ke data induk. Salah satu contoh penggunaan online processing
adalah transaksi online. Dalam sistem pengolahan online, transaksi secara
individual dientri melalui peralatan terminal, divalidasi dan digunakan untuk
meng-update dengan segera file komputer. Hasil pengolahan ini kemudian tersedia
segera untuk permintaan keterangan atau laporan.
Dari 2 pengertian diatas, maka dapat disimpulkan perbedaan antara Batch
Processing dan Online Processing antara lain:
- Pada batch processing, data yang dimasukkan akan
dihimpun dahulu menjadi 1 kelompok atau batch baru kemudian akan
dimasukkan ke database untuk mengupdate master file. Sedangkan pada online
processing, data yang dimasukkan atau diinput akan langsung dimasukkan ke
dalam database untuk mengupadate master file pada saat itu juga.
- Pada batch processing, data yang dikelompokkan
tersebut akan dicek ulang dan disortir sebelum dikirim ke database
sehingga jika terdapat data yang tidak valid, data akan dimasukkan ke
dalam error report. Pada online processing, hal ini tidak terjadi sehingga
ada kemungkinan terdapat data yang tidak valid yang masuk ke database.
- Pada online processing, waktu yang dibutuhkan
untuk mengupdate database relatif lebih cepat daripada batch processing.
- Proses yang memakai batch processing biasanya
ditujukan untuk aplikasi yang memiliki jumlah transaksi yang besar,
sehingga perlu dilakukan pemeriksaan pendahuluan, sebelum data-data tadi
diolah.
- Online processing lebih ditunjukan untuk
pengolahan data yang memerlukan suatu tingkat transaksi dengan kecepatan
tinggi, karena kebutuhan informasi yang harus segera diperoleh pada saat
yang sama
Referensi :
W. Wilkinson, Joseph. Sistem
Akunting dan Informasi,
Jilid Satu, Edisi Ketiga. Bina Rupa Aksara.
