Pages

Subscribe:

Senin, 29 Oktober 2012

pemrosesan transaksi (rangkuman)


I.                   Definisi pemrosesan transaksi

Transaction Processing System (TPS) adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS menghapus rasa bosan saat melakukan transaksi operasional sekaligus mengurangi waktu, meskipun orang masih harus memasukkan data ke sistem komkputer secara manual.

Sistem pemrosesan transaksi sangat penting karena merupakan dasar sistem bisnis yang melayani level operasional dalam organisasi. Output dari sistem ini akan menjadi input bagi sistem-sistem yang berada pada level manajemen dan level strategis. Setiap proses bisnis dimulai dari saksi, sehingga sistem pemrosesan transaksi yang ditempatkan oleh suatu perusahaan akan mempengaruhi proses bisnis yang dijalankan.

Fungsi dari IS adalah untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan sehari-hari. Tujuan tersebut dapat dicapai dengan cara :
1.          Memproses transaksi yang timbul dari sumber ekstern dan sumber intern.
2.          Menyiapkan output seperti dokumen operasional atau laporan keuangan.
Kedua kegiatan diatas dikenal sebagai kegiatan pemrosesan transaksi.



Sebelum transaksi diproses, kita terlebih dahulu harus mengidentifikasikan data-data transaksi yang dibutuhkan dalam suatu laporan keuangan. Kita tidak perlu mengumpulkan transaksi yang tidak dibutuhkan oleh suatu laporan keuangan. Jadi kesimpulannya kita memulai pemrosesan suatu transaksi akuntansi harus diawali mulai dari atas bukan dari bawah (laporan keuangan). Dimulai dari desain laporan keuangan, kemudian pembuatan bagan rekening, setelah itu diidentifikasikan berdasarkan siklus transaksi, dan yang terakhir baru dibuat ayat jurnalnya.

Bagan Rekening
Daftar yang menguraikan semua rekening yang digunakan dalam pembuatan laporan keuangan. 
Kegiatan pembuatan bagan arus tersebut tidak terlepas dari kegiatan pengkodean.

Pengkodean
Untuk membantu dalam pengumpulan maupun pemrosesan transaksi biasanya diberi suatu kode. Dimana kode adalah suatu kerangka yang menggunakan huruf atau angka (atau kombinasi keduanya) untuk memberikan tanda terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat (bagan rekening).

Tujuan Pengkodean
a.         Mengidentifikasi data akuntansi secara unik
b.         Meringkas data
c.         Mengklasifikasikan rekening/transaksi
d.        Menyampaikan makna tertentu

Metode Pengkodean
Kode angka atau huruf berurutan.
Dalam metode ini tiap rekening diberi kode angka atau huruf secara berurutan.


Kode angka blok
Dalam pemberian kode ini rekening dikelompokkan menjadi beberapa golongan dan tiap golongan disediakan satu blok angka yang berurutan untuk memberi kodenya.
Kode angka kelompok
Kode kelompok diberikan dengan memberikan nomor kode untuk setiap kelompok, golongan, subgolongan dan jenis rekening.

Kode Mnemonic
Pemberian kode dengan menggunakan Huruf yang disingkat mendekati bentuk aslinya, misalnya, Aktiva lancar = AL, Jurnal Penjualan = JP, dsb.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pemberian Kode :
  Setiap kode harus mewakili secara unik unsur yang diberi kode.
  Desain kode harus mudah disesuaikan dengan tuntutan perubahan.

Pengklasifikasian Transaksi
Karena tingkat arus transaksi dalam suatu perusahaan sangat kompleks, untuk mempermudah dalam penyajiannya, maka tiap transaksi diklasifikasikan ke dalam beberapa siklus-siklus transaksi. Siklus transaksi mengelompokkan satu atau lebih transaksi yang mempunyai kesamaan tujuan. Siklus transaksi untuk satu perusahaan dengan perusahaan lain akan berbeda, disini diberi contoh siklus transaksi perusahaan dagang dan perusahaan manufaktur.

  Perusahaan Manufaktur         Perusahaan Dagang
    - Pendapatan                       – Pendapatan
    - Pengeluaran                       - pengeluaran
    - Produksi                             - Manajemen Sumberdaya
    - Keuangan                           - laporan keuangan

Dari pengklasifikasian tersebut nantinya dapat dengan mudah dibuat suatu bagan rekening.

II.               Komponen-komponen system pemrosesan transaksi

1.   Input = Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.
Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.

Tujuan dari formulir :
1.  Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
2.  Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.

Kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan formulir biasa disebut sebagai Record Management.

Pertimbangan dalam merancang formulir :
1.         Menentukan kebutuhan formulir.
2.         Merencanakan formulir yang akan dibuat.
3.         Menentukan kuantitas kebutuhan formulir.
4.         Mengawasi penggunaan formulir.
5.         Menentukan jangka waktu penyimpanan dan pemusnahan.
6.         Menentukan alat untuk meyortir dan menyimpan formulir.

2.    Proses= Dalam system manual terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi
Jenis jurnal :
Jika perusahaan masih dalam skala kecil, maka dapat digunakan jurnal umum, tapi jika perusahaan mulai membesar dan aktivitas perusahaan bertambah, tidak dapat lagi digunakan jurnal umum, harus digunakan jurnal khusus. Misalnya, Jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas.
Langkah Perancangan Jurnal
1.         Identifikasi karakteristik transaksi.
2.         Buat jurnal standar.
3.         Merancang jurnal (kolomnya) berdasarkan jurnal standar.

3.   Penyimpanan = Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”. Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi

Macam-Macam File penyimpanan :
1.      Master File
Þ                Merupakan kumpulan catatan(record) yang bersifat tetap dan berisi data yang selalu disesuiakan dengan keadaan. Dalam operasi manual master file setara dengan Buku Besar dan Buku Besar Pembantu.
2.      File Transaksi
Þ                kumpulan catatan transaksi yang terjadi yang digunakan untuk up-date master file. Dalam operasi manual file transaksi ini sama dengan Jurnal.
3.      File Indeks
Þ                Merupakan master file yang berisi data yang digunakan dalam proses menyesuaikan suatu master file. C/ : file pelanggan (berisi No.Pelanggan, alamat, maksimum kredit, dll), digunakan sebagai petunjuk untuk menyesuaikan file piutang (master file).

4.      File Tabel
Þ                Suatu master file yang berisi data yang digunakan sebagai referens dalam memproses suatu file. Biasanya berisi data yang bersifat tetap yang digunakan dalam perhitungan-perhitungan, seperti file gaji karyawan yang digunakan untuk menyusun daftar gaji, file tarif pajak penghasilan yang digunakan untuk menghitung potongan pajak penghasilan karyawan.

4.   Output.= jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb

III.           Metode pemrosesan Transaksi

1.      Batch Processing (Pemrosesan Kelompok)



 
 







Contoh batch processing

Batch processing adalah suatu model pengolahan data, dengan menghimpun data terlebih dahulu, dan diatur pengelompokkan datanya dalam kelompok-kelompok yang disebut batch. Tiap batch ditandai dengan identitas tertentu, serta informasi mengenai data-data yang terdapat dalam batch tersebut. Setelah data-data tersebut terkumpul dalam jumlah tertentu, data-data tersebut akan langsung diproses.

Contoh dari penggunaan batch processing adalah e-mail dan transaksi batch processing. Dalam suatu sistem batch processing, transaksi secara individual dientri melalui peralatan terminal, dilakukan validasi tertentu, dan ditambahkan ke transaction file yang berisi transaksi lain, dan kemudian dientri ke dalam sistem secara periodik. Di waktu kemudian, selama siklus pengolahan berikutnya, transaction file dapat divalidasi lebih lanjut dan kemudian digunakan untuk meng-up date master file yang berkaitan.


2.      On-Line Processing (Pemrosesan Langsung)



 
 








Contoh online processing

Online Processing adalah sebuah sistem yang mengaktifkan semua periferal sebagai pemasok data, dalam kendali komputer induk. Informasi-informasi yang muncul merupakan refleksi dari kondisi data yang paling mutakhir, karena setiap perkembangan data baru akan terus diupdatekan ke data induk. Salah satu contoh penggunaan online processing adalah transaksi online. Dalam sistem pengolahan online, transaksi secara individual dientri melalui peralatan terminal, divalidasi dan digunakan untuk meng-update dengan segera file komputer. Hasil pengolahan ini kemudian tersedia segera untuk permintaan keterangan atau laporan.

Dari 2 pengertian diatas, maka dapat disimpulkan perbedaan antara Batch Processing dan Online Processing antara lain:
  • Pada batch processing, data yang dimasukkan akan dihimpun dahulu menjadi 1 kelompok atau batch baru kemudian akan dimasukkan ke database untuk mengupdate master file. Sedangkan pada online processing, data yang dimasukkan atau diinput akan langsung dimasukkan ke dalam database untuk mengupadate master file pada saat itu juga.
  • Pada batch processing, data yang dikelompokkan tersebut akan dicek ulang dan disortir sebelum dikirim ke database sehingga jika terdapat data yang tidak valid, data akan dimasukkan ke dalam error report. Pada online processing, hal ini tidak terjadi sehingga ada kemungkinan terdapat data yang tidak valid yang masuk ke database.
  • Pada online processing, waktu yang dibutuhkan untuk mengupdate database relatif lebih cepat daripada batch processing.
  • Proses yang memakai batch processing biasanya ditujukan untuk aplikasi yang memiliki jumlah transaksi yang besar, sehingga perlu dilakukan pemeriksaan pendahuluan, sebelum data-data tadi diolah.
  • Online processing lebih ditunjukan untuk pengolahan data yang memerlukan suatu tingkat transaksi dengan kecepatan tinggi, karena kebutuhan informasi yang harus segera diperoleh pada saat yang sama

Referensi :

W. Wilkinson, Joseph. Sistem Akunting dan Informasi, Jilid Satu, Edisi Ketiga. Bina Rupa Aksara.

0 komentar:

Poskan Komentar