Anggota Kelompok
Dessy Putri Widyanti
Dewi Ayu Saraswati
Endy Situa Pardamean
Margaret Pusparani
Marissa Dewi
ABSTRAK
Bab
ini mengajarkan Anda untuk mempersiapkan dokumentasi untuk menggambarkan aspek
dari suatu sistem informasi. Kami menunjukkan kepada Anda bagaimana untuk
menggambar diagram aliran data dan diagram alur untuk menggambarkan komponen
logis dan fisik dari suatu sistem informasi. Kami juga menjelaskan kamus data.
Entri dalam kamus data menggambarkan data, file, dan proses dalam sebuah sistem
informasi. Bila Anda telah selesai mempelajari bab ini, Anda harus telah
mengembangkan fasilitas beberapa dalam menyiapkan dan menggunakan dokumentasi
sistem informasi.
Pembelajaran objektif
·
Untuk membaca dan
menilai dokumentasi informasi sistem
·
Untuk mempersiapkan
diagram data flow dan sistem flowcharts dari penceritaan
Kata pendahuluan
Kami memperkenalkan aliran
data diagram, sistem flowcharts, dan data kamus dalam bab ini, dan kami
menunjukkan kepada anda bagaimana untuk membaca dan mempersiapkan mereka. Fasilitas alat-alat ini akan membantu anda untuk membaca sistem
dokumentasi untuk memahami dan menilai sebuah sistem informasi. Anda tidak dapat
mencapai tujuan dengan tradisional bab-bab ini, belajar membaca dan mempelajari metode. Karena
itu, anda tidak dapat menjadi pengamat yang pasif dalam proses ini. Anda harus
bekerja bersama kami seperti kami menunjukkan alat-alat ini. Lebih lanjut, anda
harus berlatih alat-alat ini untuk mengembangkan keahlian anda.
Auditor, sistem analis,
mahasiswa dan pihak yang berkepentingan lain menggunakan dokumentasi untuk
memahami, menjelaskan, dan meningkatkan sistem informasi yang kompleks.
Pertama, mempertimbangkan “khas” informasi sistem. Berasumsi bahwa sistem ini
adalah komputer berbasis, memiliki beberapa terminal yang terhubung melalui
jaringan telekomunikasi, digunakan oleh puluhan orang di dalam dan di luar
organisasi, memiliki ratusan program yang melakukan fungsi untuk hampir semua
departemen di organisasi, proses ribuan transaksi dan ratusan permintaan
informasi managemen, dan orang-orang seluruh organisasi menyiapkan input dan
menerima sistem output.
Untuk sistem seperti
ini, kita memerlukan “gambar”, daripada deskripsi narasi, untuk “melihat” dan
menganalisis semua input dan output. Misalnya, dengan sistem diagram alur, kita
dapat menganalisis dokumen mengalir melalui operasi, manajemen, dan sistem
informasi, dan kita dapat memahami yang menerima output dan di mana mereka
menerima mereka. Mungkin analisis kami akan mengakibatkan perbaikan sistem.
Kami yakin bahwa, setelah menyiapkan dan menggunakan dokumentasi sistem
informasi, anda akan setuju bahwa data flow
diagram dan diagram alur yang jauh lebih efisien (dan efektif) daripada
narasi untuk bekerja dengan sistem yang kompleks. Penerapan alat-alat ini,
bahkan pada sistem relatif sederhana yang digambarkan dalam buku ini, harus
meyakinkan anda tentang fakta ini.
Selain menggunakan
dokumentasi untuk memahami dan meningkatkan sistem, organisasi dapat
menggunakannya untuk tujuan penting lainnya. Sebagai contoh, dokumentasi
digunakan untuk menjelaskan sistem dan untuk melatih personil. Juga,
dokumentasi digunakan oleh auditor untuk menggambarkan sistem informasi untuk
memahami sistem dan untuk menilai sistem kontrol. Kami akan menggunakan
alat-alat dokumetasi ini sepanjang sisa buku pelajaran. Jika anda
menginvestasikan waktu sekarang untuk mempelajari alat-alat ini dan untuk
berlatih menggunakan mereka, usaha anda akan dihargai oleh pemahaman anda pada bab
berikut.
Data Flow Diagram
Diagram aliran data
(DFD) adalah representasi grafis dari sistem. DFD menggambarkan komponen
sistem, aliran data antara komponen dan sumber, tujuan dan penyimpanan data.
Gambar 3.1 menunjukkan empat simbol digunakan dalam sebuah DFD. Studi
simbol-simbol dan definisi mereka sebelum mulai membaca. Catatan bahwa
lingkaran dapat entitas pada fisik data aliran diagram atau proses pada
pasangan yang logis data aliran diagram.
Gambar 3.1 Data Flow Diagram (DFD) simbol
Tipe dalam Data Flow Diagram
Konteks diagram
Gambar 3.2 adalah contoh
dari jenis DFD diagram konteks kami pertama. Diagram konteks adalah tingkat
atas diagram sistem informasi yang menggambarkan aliran data ke dan dari
entitas eksternal.
Mari kita gunakan Gambar
3.2 untuk mempelajari beberapa istilah penting sistem. Pada saat yang sama,
kita dapat menyadari pentingnya diagram konteks. Lingkaran dalam konteks
diagram mendefinisikan batas sistem. Batas adalah perbatasan antara “sistem
dalam minat” dan sistem lingkungan. Lingkungan terdiri dari semua yang
mengelilingi sebuah sistem. Sedangkan entitas dalam konteks diagram menunjukkan
lingkungan relevan. Lingkungan yang relevan adalah bagian dari lingkungan yang
mempengaruhi “sistem dari minat” seperti sistem didefinisikan. Sebagai contoh,
dalam Gambar 3.2, hanya konsumen dan bank berada dalam lingkungan yang relevan.
Bisa kita sertakan penyewa sebagai sumber pembayaran untuk penyewa? Ya – dan,
jika kita lakukan, diagram konteks akan mencakup “masa penggunaan” kotak
entitas dan aliran data yang menggambarkan pembayaran sewa.
Konsep akhir sistem kami
adalah antarmuka. Antarmuka adalah aliran menghubungkan sistem dengan sistem
lingkungan. Di Gambar 3.2 “pembayaran” dan “deposit” adalah antarmuka. Hubungan
antara komponen sistem (yaitu antara subsistem) juga merupakan antarmuka.
Gambar 3.2
konteks diagram
Data Flow Diagram Fisik
Data Flow Diagram Fisik adalah
representasi bergambar sebuah sistem yang menampilkan sistem internal dan
eksernal entitas, dan aliran data ke dan dari entitas ini. Entitas internal
adalah seseorang, tempat (misalnya, departemen), atau mesin (contohnya,
komputer) dalam sistem yang mengubah data. Oleh karena itu, fisik DFD
menentukan dimana, bagaimana dana oleh siapa sebuah proses sistem dicapai.
Sebagai contoh, DFD tidak memberitahu kita apa yang dicapai. Sebagai contoh,
pada Gambar 3.3, kita melihat bahwa “pelayan toko” menerima uang tunai dari
“pelanggan” dan mengirim uang tunai, bersama dengan menyalin daftar, untuk “kasir”. Jadi, kita
melihat dimana uang tunai pergi, dan kita melihat bagaimana uang tunai
penerimaan data diambil (yaitu menyalin daftar), tapi kami tidak tahu persis
apa yang dilakukan oleh petugas penjualan.
Perhatikan bahwa lingkaran fisik DFD
dilabeli dengan kata benda dan bahwa aliran data diberi label untuk menunjukkan
bagaimana data ditransmisikan antara lingkaran. Sebagai contoh, “pelayan toko”
mengirim “dari 66W” untuk “pembukuan”. Juga, melihat bahwa lokasi file
menunjukkan persis dimana (“pembekuan”) dan label file menunjukkan bagaimana
(“buku biru penjualan”) sistem mempertahankan rekor penjualan pada akhirnya,
sedangkan Box entitas pada diagram konteks tentukan entitas eksternal dalam
lingkungan relevan, lingkaran dalam DFD fisik menentukan entitas internal.
Gambar 3.3 Data Flow Diagram Fisik
Data Flow Diagram Logis
Data Flow Diagram Logis adalah
representasi bergambar dari sebuah sistem yang menampilkan sistem proses dan
aliran data ke dan dari proses. Kami menggunakan DFD logis untuk sistem
informasi dokumen karena kami dapat mewakili sifat logis sistem – sistem tugas
yang melakukan – tanpa harus menentukan bagaimana, dimana atau oleh siapa tugas
selesai. Keuntungan dari DFD logis (versus DFD fisik) adalah bahwa kita dapat
berkonsentrasi pada fungsi yang melakukan sistem. Lihat, misalnya, Gambar 3.4,
dimana label pada aliran data menggambarkan sifat data, bukan bagaimana data di
transmisikan. Adalah pembayaran dalam bentuk check, uang tunai, kartu kredit,
atau kartu debit? Kita tidak tahu, adalah “ jurnal penjualan” file buku, kartu,
atau komputer? Sekali lagi, kita tidak tahu.
Gambar 3.4 Data Flow Diagram Logis (Diagram Level 0)
Apa yang kita tahu bahwa pelanggan
pembayaran diterima, diverifikasi untuk akurasi, tercatat dalam jurnal
penjualan, dan disimpan di bank. Jadi, DFD logis menggambarkan sistem kegiatan,
sedangkan DFD fisik menggambarkan sistem infrastruktur. Kita perlu kedua gambar
untuk memahami sistem yang benar.
Pada akhirnya, catatan bahwa proses
pada Gambar 3.4 dilabeli dengan kata yang menggambarkan tindakan yang
dilakukan, daripada dicap dengan kata benda yang kita lihat pada DFD fisik.
Gambar 3.4 adalah tingkatan atas
melihat lingkaran di Gambar 3.2 diagram
konteks. Karena semua lingkaran dalam Gambar 3.4 yang diikuti oleh titik
desimal dan nol angka, diagram ini sering disebut “tingkat 0” diagram. Anda
harus menyadari bahwa masing-masing data mengalir ke dalam dan keluar dari
konteks lingkaran di Gambar 3.2 juga mengalir ke dan dari lingkaran dalam
Gambar 3.4 (kecuali untuk aliran antara lingkaran, seperti “rekor penjualan”,
yang adalah terkandung dalam lingkaran di Gambar 3.2). ketika dua DFD – dalam
kasus ini, DFD seimbang. Hanya seimbang set DFD (yaitu diagram konteks, DFD
logis, dan DFD fisik) sudah benar.
Untuk menyimpulkan Gambar 3.4 kami
telah “membuktikan tidak benar” konteks diagram pada Gambar 3.2 ke dalam komponennya
yang tingkat atas. Kita telah melihat dalam konteks lingkaran diagram untuk
melihat pembagian utama “proses penerimaan uang”. Subdivisi berturut-turut,
atau “meledak” dari logis DFD disebut atas ke bawah partisi dan, ketika
dilakukan dengan benar, mengakibatkan serangkaian seimbang DFD.
Kami akan menggunakan Gambar 3.5,
yang menggambarkan serangkaian generik DFD seimbang, belajar partisi dan
menyeimbangkan. Pemberitahuan bahwa tingkat 0 DFD (bagian b) memiliki input
yang sama (A) dan output yang sama (B) sebagai konteks diagram (bagian a).
Sekarang lihat pada bagian c, ledakan lingkaran 1.0. bagian c memiliki input
yang sama (A) dan keluaran sama (C dan D) sebagai bagian b. Hubungan ini harus
ada karena diagram 1.0 (bagian c) adalah sebuah ledakan lingkaran 1.0 di bagian
b. Yang sama dapat dikatakan untuk bagian d, partisi yang lingkaran 3.0.
Akhirnya, bagian e menunjukkan diagram 3.1, partisi lingkarang 3.1. studi
Gambar 3.5 dan pastikan anda memahami hubungan antara tingkat dalam set DFD.
Sementara anda belajar gambar, anda mungkin juga melihat konvensi digunakan
untuk nomor lingkaran di setiap tingkat. Juga, lihat kotak entitas muncul dalam
konteks diagram dan diagram level 0 tetapi tidak biasanya muncul dalam diagram
di bawah tingkat 0.
Top - down partisi DFD ini sering
dikaitkan dengan pendekatan sistem, yang merupakan cara berfikir tentang solusi
untuk masalah dana tentang desain sistem informasi. Pendekatan sistem meminta
kita untuk mempertimbangkan sistem secara keseluruhan yang terdiri dari beberapa
bagian yang saling berhubungan. Menggunakan pendekatan ini, kita kemudian
menganalisis masalah atau sistem oleh membusuk sistem
Meskipun DFD Fisik demikian pula
dinomori, kami tidak menggunakan istilah “tingkat 0” bila merujuk kepada DFD
Fisik karena tidak ada tingkat DFD yang lebih rendah.
Gambar 3.5 Satu Set DFD Seimbang
(atau masalah situasi) cara Top -
down, mengungkapkan progresif, lebih detail. Setelah memulai dekomposisi kami
di bagian atas dengan pemandangan seluruh sistem (dan sistem tujuan), dan
mengakui hubungan.
Data Flow Diagram (Diagram aliran data)
(yaitu antar bagian) antara bagian-bagian
sistem, kita dapat melanjutkan secara teratur untuk memecahkan masalah kita
atau untuk merancang sistem baru. Ketika kita mengembangkan sistem baru dengan
menggunakan pendekatan sistem, kita kecualikan sistem baru secara bersamaan
untuk mempertimbangkan seluruh serta beberapa, antar hubungan yang dinamis dari
bagian.
Kami menggunakan DFD dalam dua cara utama. Kita dapat menarik
dua cara tersebut untuk mendokumentasikan
sistem yang ada, atau kita dapat membuat
dua cara tersebut dari awal ketika
mengembangkan sistem pembangunan
baru (bab 15-19). Dalam bagian ini, kami menjelaskan proses untuk menurunkan satu set DFD dari sebuah narasi
dari sebuah sistem yang ada.
Narasi
Gambar
3.6 berisi narasi menggambarkan sistem
penerimaan kas untuk Perusahaan Causeway. Kolom pertama menunjukkan jumlah paragrap, kolom kedua berisi nomor baris untuk teks narasi. kami
jelaskan di sini metode teratur untuk menggambar DFD untuk sistem Causeway.
Anda akan mendapatkan manfaat
besar dari bagian ini jika Anda mengikuti instruksi dengan seksama.
melakukan setiap langkah seperti
yang diarahkan, dan tidak membaca atau melihat ke depan.
Saat Anda mengikuti bersama dengan kami, Anda mungkin
ingin menggambar diagram di atas
kertas atau kertas grafik diagram alur. Juga DFD Anda
(dan diagram alur) akan memiliki penampilan yang lebih profesional jika Anda menggunakan
contoh diagram alur. Sebuah template diagram alur adalah sepotong plastik di mana simbol
diagram alur berbagai aplikasi (seperti
lingkaran, persegi, dan persegi panjang) telah
dipotong. Dengan menyediakan sarana untuk melacak simbol diagram
alur, contoh mempercepat gambar Anda dan mempromosikan
teknik diagram alur yang baik. Namun, bahkan jika Anda menggunakan kertas diagram alur dan contoh, jangan tergoda
untuk membuat sketsa pertama Anda produk akhir.
Tabel
Entitas dan Kegiatan
langkah pertama kami
adalah untuk membuat tabel entitas dan kegiatan. Dalam jangka panjang, daftar
ini akan mengarah pada persiapan lebih cepat dan akurat dari DFD dan sistem
diagram alur karena menjelaskan informasi yang terkandung dalam sebuah narasi
dan membantu kita mendokumentasikan sistem dengan benar.
Untuk
memulai meja anda entitas dan kegiatan, pergi melalui narasi baris demi baris
dan menempatkan kotak di sekitar pertama disetiap internal dan eksternal entitas.
Setelah anda telah menempatkan kotak di setiap entitas, daftar setiap entitas,
dan kemudian membandingkan daftar anda untuk daftar kolom pertama dari tabel
3.1 . Pemberitahuan bahwa narasi mengacu pada beberapa entitas dalam lebih dari
satu cara. Sebagai contoh, kita memiliki "ruang surat" pada baris 3
dan "petugas" pada baris 5. Mengapa kita memiliki
Gambar 3.6 Narasi dari Sistem Terima Uang Perusahaan
Causeway
Paragraf
|
Line
|
Text
|
1
|
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
|
Perusahaan Causeway menggunakan
prosedur-prosedur berikut ini untuk memproses
uang
yang diterima dari penjualan kredit ruang surat
menerima cek-cek dan nota-nota pengiriman uang
dari
para pelanggan seorang pegawai menandatangani
cek-cek
dan menulis jumlah yang dibayarkan dan nomor
ceknya
di nota pengiriman uang.
Secara teratur, pegawai ruang surat menyiapkan
sebuah
Total paket dari nota-nota pengiriman uang dan
mengirim paket nota pengiriman uang ke
rekening-rekening
yang dapat diterima bersamaan dengan sebuah salinan dari
paket total , pada
saat yang sama pegawai tersebut
mengirim paket cek yang sesuai
ke kasir.
|
2
|
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
|
Di seorang pegawai memasukkan
Paketnya ke dalam sebuah terminal online dengan
mengetik
Paket + total, nomor pelanggan,
nomor faktur, jumlah yang di bayar, dan
nomor cek. Setelah memastikan bahwa
fakturnya terbuka dan jumlah yang benar
dibayarkan, komputernya mengirim
pembayarannya ke rekening yang dapat diterima di
master. Jika ada perbedaan,
sang pegawai diberitahu.
|
3
|
25
26
27
28
29
30
31
|
Pada akhir setiap paket (atau di
akhir hari),
komputer mencetak sebuah
slip deposit dalam rangkap di terminal
di kantor kasir. Kasir
membandingkan slip deposit dengan
paket cek yang sesuai dan kemudian
membawa depositnya ke bank.
|
4
|
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
|
Selagi
depositnya di masukan, nomor cek
dan
jumlah yang dibayarkan untuk tiap transaksi
menyalin
dengan membukukan. Catatan
ini digunakan
untuk
membuat sebuah daftar tanda terima uang di akhir hari
sebuah
rekapitulasi dari tagihan pelanggan yang dibayar
di
hari itu juga dicetak pada saat yang sama.
Pegawai
piutang mencocokan laporan-laporan ini
dengan
tanda pengiriman uang dan paket total
dan
mengirimkan tanda terima
uang
total kas ke kantor keuangan umum.
|
Ada “bank” dan “kantor
umum buku keuangan” dalam daftar kami? karena kami mengasumsikan bahwa mereka
menerima barang-barang (yaitu deposit dan tanda terima total uang) yang dikirim
kepada mereka. Mengapa kami melakukan “terminal online” dengan komputer?
Tabel
3.1 Entitas dan Kegiatan untuk Sistem Pintas Penerimaan Uang
Entitas
|
Paragraf
|
Aktivitas
|
Ruang surat (pegawai)
|
1
1
1
1
1
1
|
1. Menerima cek dan berita pembayaran
2. Memberikan persetujuan pemeriksaan
3. Menulis jumlah yang dibayarkan dan nomor
cek atas berita pembayaran
4. Mempersiapkan jumlah total dari berita
pembayaran
5. Mengirim sejumlah berita pembayaran dan
salinan dari jumlah total kepada petugas piutang
6. Mengirim sejumlah cek kepada kasir
|
Nasabah
|
||
Akun piutang (pegawai)
|
2
2
4
4
|
7. Memasukan jumlah ke pusat secara online
8. Kunci jumlah total, nomor pelanggan,
nomor faktur, jumlah yang dibayar dan nomor cek
9. Membandingkan laporan komputer dengan
berita pembayaran dan jumlah total
10. Mengirimkan total penerimaan kas ke buku
besar kantor
|
Kasir
|
3
3
|
11. Membandingkan slip setoran dengan jumlah
cek
12. Mengambil deposite ke bank
|
Komputer (secara online)
|
2
2
2
3
4
4
4
|
13. Memverifikasi bahwa faktur terbuka dan
jumlah yang dibayar benar
14. Memposting pembayaran ke akun piutang
pusat
15. Memberitahukan petugas dari kesalahan
16. Mencetak slip setoran
17. Mencatat transaksi
18. Membuat daftar penerimaan kas
19. Mencetak ringkasan rekening nasabah yang
dibayar
|
Bank
|
||
Buku besar kantor
|
Karena terminal tidak
muncul untuk melakukan proses apapun tetapi sama seperti bagian dari komputer
pusat. Sebelum membaca, selesaikan segala perbedaan antara daftar entitas
daftar di kolom pertama dari Tabel 3.1.
Untuk melanjutkan
persiapkan tabel entitas dan aktivitas anda, lanjutkan melalui narasi dan
lingkaran (proses) setiap kegiatan yang dilakukan. Kegiatan awal, perubahan,
atau menerima data. Daftar setiap kegiatan dalam urutan yang muncul dalam
cerita. Daftar aktivitas setelah entitas yang melakukan kegiatan. Setelah Anda
mempunyai daftar aktivitas di Tabel 3.1. Perhatikan bahwa kita terdaftar baik
di aktivitas 7 dan aktivitas 8. Mungkin aktivitas 7 menggambarkan aktivitas 8
dan itu sendiri tidak perlu terdaftar. Namun, lebih baik untuk mendaftar
kegiatan meragukan daripada melewatkan suatu kegiatan. Lihat bagaimana daftar
aktivitas 15, ditemukan pada baris 23 dan 24 -
kita mengubah ke bentuk aktif dari kata kerja "memberitahu"
sehingga kita bisa menunjukkan aktivitas di sebelah entitas yang melakukan
tindakan. Sebelum membaca, selesaikan segala perbedaan antara daftar aktivitas
dan daftar dalam Tabel 3.1.
Menggambar
Diagram Konteks
Sekarang kita siap
untuk menggambar diagram konteks. Awal diagram konteks hanya terdiri dari satu
lingkaran, kita dapat mulai diagram konteks kita dengan menggambar satu
lingkaran di tengah kertas. Selanjutnya, kita harus menggambar kotak entitas.
Untuk melakukan hal ini, kita harus memutuskan mana dari entitas dalam Tabel
3.1 yang eksternal dan akan menjadi sumber atau hilang, dan yang internal untuk
sistem.
Pedoman
1 :
Termasuk dalam konteks
sistem (lingkaran) setiap entitas yang melakukan kegiatan informasi satu atau
lebih proses.
Informasi kegiatan
pengolahan (processing activities) adalah kegiatan mengubah data. Informasi
kegiatan pengolahan meliputi persiapan dokumen, memasukkan data, verifikasi,
klasifikasi, pengaturan atau pemilahan, perhitungan, dan peringkasan. Mengirim
dan menerima data bukan infomasi kegiatan karena mereka tidak mengubah data.
Untuk menemukan mana
entitas yang tidak melakukan kegiatan pengolahan informasi, kita harus
memeriksa tabel entitas dan aktivitas dan menghilangkan kegiatan yang tidak
melakukan kegiatan pengolahan informasi. Melalui tabel Anda entitas dan
aktivitas, coret semua kegiatan yang tidak melakukan kegiatan pengolahan
informasi.
Pada awalnya, Anda
harus mengeleminasi kegiatan 1, 5, 6, 10, dan 12 karena kegiatan ini hanya
mengirim atau menerima data. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya,
aktivitas 7 hanya menggambarkan aktivitas 8 dan dapat dihilangkan. Akhirnya,
aktivitas 15 dapat dihilangkan karena pedoman berikut :
Pedoman
2 :
Hanya mencakup
rutinitas pemrosesan normal, tidak terkecuali rutinitas atau rutinitas
kesalahan, pada diagram konteks, DFD fisik, dan tingkat 0 DFD logis.
Karena aktifitas 15
terjadi hanya ketika data pembayaran mengandung kesalahan, kita menghilangkan
kegiatan ini untuk saat ini. Tabel entitas dan kegiatan, dengan kegiatan
eleminasi mencoret, sekarang harus menunjukkan bahwa ruang surat, piutang,
kasir, dan komputer melakukan kegiatan pengolahan informasi dan bahwa
pelanggan, bank, dan kantor buku besar tidak. Entitas yang melakukan kegiatan
pengolahan informasi bersifat internal. Semua entitas lain yang ditemukan dalam
narasi adalah entitas eksternal dan termasuk dalam diagram konteks sebagai
sumber atau dihilangkan. Tidak ada entitas lainnya harus ditambahkan karena
pedoman ini :
Pedoman
3:
Termasuk pada sistem
dokumentasi semua (dan hanya) kegiatan yang dijelaskan dalam narasi sistem -
tidak lebih, tidak kurang.
Karena ada tiga entitas
eksternal ke sistem pintas penerimaan
kas - pelanggan, bank, dan buku besar kantor- Anda harus menggambar tiga
kotak di atas kertas mengelilingi lingkaran konteks satu. Selanjutnya, gambar
dan namai aliran data yang menghubungkan entitas eksternal dengan lingkaran.
Awal penamaan (label) secara logis biasanya digunakan pada diagram konteks,
Anda harus melakukan yang terbaik untuk mendapatkan penamaan logis untuk arus.
Langkah terakhir adalah untuk penamaan kontes lingkaran. Menuliskan penamaan
(label) deskriptif yang meliputi pengolahan yang terjadi dalam sistem. Penamaan
kami dalam gambar 3.7 menunjukkan ruang lingkup dari sistem lintas - penamaan,
penerimaan kas dari pelanggan biaya. Sistem secara pintas (causeway) tidak
termasuk penerimaan kas dari sumber lain.
Gambar 3.7 adalah
diagram konteks sistem secara pintas (causeway) selesai. Bandingkan dengan
diagram konteks Anda, dan selesaikan setiap perbedaan. Perhatikan bahwa kita
termasuk persegi tunggal untuk banyak pelanggan. Pedoman berikut ini berlaku:
Pedoman
4:
Ketika beberapa entitas
identik beroperasi, menggambarkan hanya satu untuk mewakili semua.
Menggambar
Arus Fisik Data Flow Diagram
Untuk menjaga Arus
fisik DFD saat ini seimbangan dengan diagram konteks, anda mulai dengan
menggambar arus fisik DFD tiga entitas eksternal dari diagram konteks dekat
tepi kertas. Selanjutnya, gambar dan namai setiap aliran data yang masuk ke dua
masuk dan keluar dari sumber tunggal. Tinggalkan tengah halaman, di mana kita
akan membuat sketsa sisa diagram, mungkin seperti kosong. karena ini adalah DFD
fisik, arus data harus memiliki nama yang menggambarkan sarana yang alirannya
dicapai. Misalnya, pembayaran dari pelanggan sekarang harus dinamakan "cek
dan saran pembayaran". Karena masing-masing entitas internal yang
tercantum dalam Tabel 3.1, tabel entitas dan aktivitas, menjadi lingkaran dalam
DFD fisik kita, kita tahu bahwa saat ini DFD fisik kita akan berisi empat
lingkaran: masing-masing untuk ruang surat, kasir, piutang, dan komputer. Kami
akan mulai menambahkan keempat lingkaran dengan terlebih dahulu menggambar
lingkaran pada diagram kita yang terhubung ke sumber dan hilang. Selama proses
ini anda harus mempertimbangkan semua kegiatan "mengirim” dan
“menerima" dan kegiatan timbal balik yang tersirat. Misalnya aktivitas 1
menunjukkan bahwa ruang surat "menerima" cek dan pembayaran
Seperti yang kami katakan
sebelumnya, implikasinya adalah bahwa pelanggan "mengirim"
barang-barang ini. Gambar tabel lingkaran ruang surat, lingkaran piutang dan
lingkaran kasir dan gunakan aliran data untuk menghubungkan masing-masing tiga
lingkaran untuk entitas yang berhubungan eksternal.
Untuk menyelesaikan DFD fisik, kita
harus melalui tabel entitas dan kegiatan sekali lagi dan menarik semua entitas
dan arus yang tersisa. ikuti bersama dengan kami saat kami menyelesaikan
diagram. Kegiatan 5 menunjukkan hubungan antara ruang surat dan piutang.
Kegiatan 6 menunjukkan hubungan antara ruang surat dan kasir. Kegiatan 8
memberitahu kita bahwa petugas piutang memasukkan data ke dalam komputer.
Menggambar lingkaran komputer, label "4.0", dan menghubungkannya ke
piutang. untuk melakukan kegiatan 9, rekening piutang harus menerima laporan
dari komputer. Gambar dan nama satu atau dua aliran (kami memilih dua aliran).
untuk melakukan kegiatan 11, kasir harus menerima surat tanda setoran dari
komputer. Kegiatan 13 menyiratkan bahwa piutang master file harus dibaca sehingga
catatan faktur terbuka dapat diambil. menarik piutang master file dan aliran
dari file komputer ke lingkaran. Melihat bahwa label pada file menunjukkan
bahwa media penyimpanan fisik disk. Kita menarik aliran hanya dari file karena
permintaan data tidak mempunyai aliran data. Oleh karena itu, kita tidak
menunjukkan permintaan untuk catatan faktur terbuka. Gerakan dari catatan
keluar dari file dalam menanggapi permintaan ini adalah aliran data dan
ditampilkan. Perhatikan juga bahwa kita tidak menunjukkan aliran dari file
master piutang langsung ke gelembung piutang. karena lingkaran piutang master
file adalah file komputer, hanya komputer yang dapat membaca atau menulis file.
karena catatan faktur terbuka harus
dibaca ke dalam komputer, diperbarui, dan kemudian baca kembali ke file piutang
master, aktivitas 14 membutuhkan aliran data dan ke file piutang master. (kita
menarik aliran dari file untuk aktivitas 13). Kegiatan 17 mengharuskan kita
menggambar sebuah file untuk mencatat rekaman dan bahwa kita menarik aliran
data dari komputer ke dalam file tersebut, sedangkan aktivitas 16 mengharuskan
kita menarik aliran dari catatan file. Akhirnya, untuk menggambarkan aliran
data yang dibutuhkan untuk mencetak laporan yang ditunjukkan dalam kegiatan 18
dan 19, kita perlu untuk menarik arus dari file baik ke komputer. Anda mungkin
berpikir bahwa semua aliran masuk dan keluar dari file-file tersebut tidak
diperlukan. kami menawarkan saran dalam bentuk pedoman.
Pedoman 5 :
untuk kejelasan, menggambar aliran
data untuk setiap aliran masuk dan keluar dari file.
Gambar 3.8 adalah DFD fisik saat
ini. Bandingkan dengan diagram dan sebelum membaca, pisahkan segala perbedaan.
Anda akan melihat bahwa ada file antara ruang surat dan kasir. File ini, tidak
disebutkan dalam cerita, telah ditambahkan untuk menunjukkan bahwa kasir harus
berpegang pada cek sampai surat tanda setoran dicetak pada terminal komputer.
kami menawarkan pedoman berikut.
Pedoman 6 :
jika file secara logis diperlukan
(yaitu, karena adanya keterlambatan antara proses), termasuk file dalam
diagram, apakah atau tidak disebutkan dalam cerita.
kita bisa menarik file untuk
menunjukkan bahwa batch saran pengiriman uang dan batch total dipertahankan
dalam piutang hingga laporan komputer yang diterima? kita bisa. Anda harus
menggunakan pedoman 6 hati-hati, bagaimanapun juga Anda tidak boleh menarik DFD
yang berantakan dengan file dan karena itu sulit untuk dibaca. Anda perlu
menggunakan penilaian Anda.
Menggambar aliran DFD logis
DFD logis saat ini menggambarkan kegiatan
logis yang dilakukan dalam sistem. sejak level 0 DFD menggambarkan
pengelompokan kegiatan logis tertentu, kita mulai DFD level 0 dari menghitung
kegiatan dalam sistem, kemudian kami kelompokan kegiatan tersebut. jika Anda
telah mengikuti bersama kami, Anda sudah memiliki daftar kegiatan yang akan
dimasukkan dalam DFD level 0.
Apakah kamu tahu apa itu list?
Aktivitas yang dimasukan level 0 DFD adalah aktivitas yang tersisa pada table
entitas dan activities. Tabel 3.1 adalah tabel dimana kita sudah menyeleksi
semua yang bukan proses aktivitas. List kami termasuk aktivitas 2, 3, 4, 8, 9,
11, 13, 16, 17, 18, dan 19. Ingat pada saat ini kita tidak memikirkan aktivitas
yang lain karena aktivitas yang lain maupun aksi performa pada situasi yang
normal dan tidak termasuk dalam level 0 DFD, yaitu mengirim dan menerima data.
Beberapa petunjuk akan membantu kita untuk mengelompokan aktivitas tersebut.
Pedoman 7 :
Grup aktivitas jika mereka memiliki
ditempat dan waktu yang bersamaan.
Contoh, aktivitas 2 dan 3 dilakukan
di ruang surat oleh petugas pada setiap pembayaran diterima.
Pedoman 8 :
Grup aktivitas jika mereka memiliki
waktu yang bersamaan tapi berbeda tempat.
Contoh, aktivitas 11 dilakukan oleh
kasir “secara langsung” sebelum komputer mencetak slip simpanan di aktivitas
16.
Pedoman 9 :
Grup aktivitas yang nampaknya logis
terkait, dalam rangka untuk menghilangkan satu-aktivitas lingkaran sedapat
mungkin.
Pedoman 10 :
Untuk membuat suatu DFD dapat
dibaca, gunakan diantara 5 dan 7 lingkaran.
Kami telah menemukan cara agar
pedoman ini dapat lebih dimengerti yaitu dengan cara “mengurutkan” aktivitas
pada level 0. Ada beberapa cara untuk mengurutkan aktivitas, permintaan
pengurutan kronologi dapat mempercepat menemukan solusi. Coba urutkan aktivitas
kedalam permintaan kronologi lalu lihat tabel 3.2 untuk melihat seberapa dekat
kamu menyortir baris. Sekarang coba golongkan aktivitas tabel 3.2 seperti yang
kamu ketahui, mereka harus dikelompokan.
Contohnya, jika kita mengikuti
petunjuk nomer 2 (waktu dan tempat yang sama) kita dapat menggambungkan
aktivitas 2 dan 3; aktivitas 13, 14 ,17 dan aktivitas 18 dan 19, walaupun ini
akan membuktikan kepuasaan, maka akan ada 8 lingkaran dan akan ada beberapa
lingkaran yang hanya memiliki 1 aktivitas sejak kita memilih untuk tidak
memiliki 1 aktivitas lingkaran sampai kita mendapatkan level terendah DFD. Kita
memproses lebih jauh pengelompokan.
Entitas
|
Paragraf
|
Aktivitas
|
Ruang
surat
|
1
1
1
|
02.
Menandatangani cek
03.
Menulis jumlah yang dibayarkan dan nomer cek atas
saran pengiriman uang
04.
Mempersiapkan saran pengiriman uang
|
Juru
surat piutang
|
2
|
08.
Kunci total batch, nomer pelanggan, nomer tagihan
jumlah yang dibayar dan nomer cek
|
Komputer
|
2
3
3
|
13.
Memverifikasi bahwa faktur terbuka dan bahwa jumlah
yang benar sadang dibayar
14.
Posting pembayaran ke file induk rekening
Piutang
17.
Mencatat transaksi
|
Komputer
|
3
3
|
16.
Mencetak surat tanda setor
11.
Membandingkan surat jumlah setor dengan cek
|
Kasir
|
4
4
|
18.
Membuat daftar penerimaan kas
19.
Mencetak ringkasan rekening pembayaran nasabah
|
Juru
surat piutang
|
4
|
09.
Membandingkan laporan komputer dengan saran
pengiriman dan total batch
|
Jika kita menggunakan petunjuk ke 8
(waktu yang sama dan tempat yang berbeda) kita dapat menggabungkan aktivitas 2,
3, dan 4 walaupun dilevel ini kita hanya mempunyai 4 lingkaran. Solusi ini sangat efektif untuk
yang pertama karena kita tidak memiliki
aktivitas tunggal lingkaran.
Dalam ringkasan, kami mengelompokan
Kelompok 1 : aktivitas 2, 3, 4
Kelompok 2 : aktivitas 8, 13, 14, 17
Kelompok 3 : aktivitas 16, 11
Kelompok 4 : aktivitas 18, 19, 9
Sebelum kamu memilih kelompok kamu,
berikan setiap kelompok nama yang menggambarkan kegiatan logis dalam kelompok
dan gambar arus DFD. Misalnya, pada label lingkaran 1.0 “mencatat penerimaan
cas karena lingkaran yang terdiri dari semua kegiatan setelah pembayaran
dikirim oleh pelanggan sampai pembayaran diinput ke dalam komputer.” Pada
lingkaran 2.0 “catatan pungutan pelanggan” karena aktivitas pada lingkaran 2.0
adalah mencatat pembayaran pada file induk rekening piutang.
Untuk menggambar diagram logical
DFD, Anda harus memulai dengan cara yang sama yaitu Anda mulai menggambar DFD
fisik saat ini. Kemudian menggambar entitas eksternal pada tepi kertas.
Gambarkan aliran label dari entitas eksternal, sementara biarkan pusat halaman
kosong untuk menerima sisa diagram. Karena ini adalah logical DFD, data yang
mengalir ke dan dari entitas harus memiliki deskripsi logis (misalnya,
deskripsi digunakan pada diagram konteks). Bandingkan diagram Anda ke solusi
dalam gambar 3.9. Diagram anda harus terlihat seperti di gambar 3.9 jika kamu
memakai pengelompokan yang telah kami jelaskan. Pengelompokan lain mungkin
dalam pedoman. Setiap pengelompokan yang berbeda harus mengarah pada DFD logis
yang berbeda.
Ringkasan penggambaran data aliran diagram
Di bagian ini, kita meringkas apa
yang telah kita pelajari tentang menggambar DFD, dan kami menyajikan petunjuk
untuk membantu Anda menggambar diagram ini. Akhirnya, kami memberikan beberapa
pedoman baru untuk menangani beberapa kasus khusus yang tidak muncul ketika
kita membuat DFD.
Pertama
dan yang terpenting, jangan biarkan kekakuan dokumentasi team proses. Gunakan
diagram untuk memahami sistem. Kita telah
menyajikan banyak pedoman, petunjuk, dan instruksi untuk membantu kamu untuk
mengambarkan DFD.
Gunakan penilaianmu
untuk menggunakan informasi ini.
Akan tiba waktunya ketika fungsi operasi melakukan pemrosesan informasi. Contohnya ketika departemen
penerima menyiapkan dokumen indikasi banyaknya widget yang di dapat, departemen
penerima
yang memiliki tugas utama
adalah untuk mengolah aktifitas informasi. Departemen
gudang dan pengiriman adalah unit oprasi yang selalu beroprasi mengolah
aktifitas informasi. Mengikuti petunjuk penggunaan.
Pedoman
11
:
Aliran data seharusnya mendapatkan oprasi kesatuan
kotak ketika hanya fungsi oprasi berlaku
dengan kesatuan. Aliran data harus masuk lingkaran
jika oprasi kesatuan beraksi pengolahan informasi
aktifitas.
Misalnya,
ketika dalam operasi entitas yang menerima barang, DFD fisik bisa menunjukkan
baik "menerima" kotak atau "menerima" lingkaran, sedangkan
DFD logis mungkin menunjukkan baik kotak departemen menerima atau
"menerima laporan lengkap" lingkaran.
Pada
DFD fisik, membaca file komputer dan menulis ke file komputer harus melalui
lingkaran komputer.
Tidak
akan ada aliran data yang mundur pada DFD logis, jika Anda memiliki aliran data
akan kembali ke titik pengolahan sebelumnya (yaitu lingkaran bernomor lebih
rendah), Anda memiliki representasi fisik dari aliran atau proses.
Apakah
ada kesempatan ketika proses tidak dapat berjalan sesuai rencana? ya, ada. dan
dalam kasus seperti ini, tindakan yang diperlukan akan ditangani oleh
pengolahan rutinitas pengecualian atau rutinitas kesalahan. Ini adalah proses
untuk diluar kendali (istimewa) atau transaksi yang salah. Pengolahan yang
dilakukan pada situasi yang lain pada biasanya ini harus didokumentasikan di
level 0 tingkat DFD dengan menolak bertopik yang menunjukkan bahwa proses yang
luar biasa harus dilakukan. Suatu tulisan rintisan menolak adalah aliran data
ditugaskan label "Reject" yang meninggalkan lingkaran tapi tidak
pergi ke lingkaran atau file lainnya. Ini menolak bertopik, yang hanya
ditampilkan di tingkat bawah diagram, dapat ditambahkan tanpa membawa himpunan
diagram yang tidak seimbang.
Sistem
Diagram Alur
Sistem
Diagram alur adalah representasi grafis dari sistem informasi, proses, arus
logika, input, output, dan file, serta operasi terkait entitas sistem, aliran
fisik, dan kegiatan yang berkaitan dengan sistem informasi. mengandung manual
dan aktivitas komputer, diagram alur sistem menyajikan render logis dan fisik
dari siapa, apa, bagaimana dan di mana dari informasi dan proses operasional.
Dengan
menggabungkan aspek fisik dan logis dari diagram alur sistem memberikan
gambaran penggunaan lengkap dari suatu sistem. DFD fisik dan logis
menggambarkan setiap aspek dari sistem. di samping itu, diagram alur sistem
meliputi konteks operasional dan manajemen untuk sistem. Aspek ini diabaikan
dalam DFD. auditor menggunakan diagram alur sistem untuk memahami sistem dan
untuk menganalisis kontrol sistem.
SUMBER
Buku
: Accounting Information Systems
Pengarang :
Gelinas, Oram and Wiggins
